Praktijkcase: hoe deze KMO 20 uur per week bespaarde

In het huidige economische klimaat staat elke KMO onder druk om efficiënter te werken. Tijd is geld, en nergens is dat zo duidelijk als bij kleine en middelgrote ondernemingen die vaak met beperkte middelen veel moeten realiseren. In deze praktijkcase bespreken we hoe een Vlaamse KMO uit de logistieke sector erin slaagde om maar liefst 20 uur per week te besparen door slim te automatiseren.

De uitdaging: administratieve overbelasting

Logitrans, een fictieve naam om de privacy van onze klant te respecteren, is een logistiek bedrijf met 15 werknemers gevestigd in Oost-Vlaanderen. Ze stonden voor een uitdaging die veel KMO’s zullen herkennen: een overvloed aan administratieve taken die kostbare tijd opslorpten.

De zaakvoerder, Peter, omschreef het zo: “We merkten dat onze mensen steeds meer tijd besteedden aan het handmatig invoeren van gegevens, het controleren van facturen en het bijhouden van spreadsheets. Dit terwijl we eigenlijk wilden dat ze zich konden focussen op klantenservice en onze kernactiviteiten.”

Specifiek identificeerden we de volgende tijdrovende processen:

Handmatige verwerking van bestellingen via e-mail (6 uur/week)
Dubbele invoer van klantengegevens in verschillende systemen (4 uur/week)
Manuele facturatie en opvolging (5 uur/week)
Handmatige rapportage voor management (3 uur/week)
Ad-hoc gegevensverzoeken van klanten beantwoorden (2 uur/week)

In totaal ging het om 20 uur per week aan taken die grotendeels repetitief waren en weinig toegevoegde waarde boden – perfect kandidaten voor automatisering.

De analyse: focus op de grootste tijdvreters

Na een grondige analyse van de werkprocessen bij Logitrans, identificeerden we verschillende gebieden waar automatisering een significante impact kon hebben. Het belangrijkste inzicht was dat hun systemen volledig los van elkaar stonden:

Een CRM-systeem voor klantenbeheer
Een apart boekhoudpakket
Excel-sheets voor operationele planning
E-mail als primair communicatiekanaal met klanten

Medewerkers moesten constant schakelen tussen deze systemen en dezelfde informatie meerdere keren invoeren. Bovendien ontbrak er een geautomatiseerd proces voor het verwerken van inkomende bestellingen via e-mail.

De oplossing: een geïntegreerde automatiseringsaanpak

In samenwerking met het team van Logitrans ontwikkelden we een stapsgewijze automatiseringsoplossing:

1. Integratie tussen systemen

Als eerste stap zorgden we voor een naadloze integratie tussen het CRM, het boekhoudpakket en de operationele planning. Hiervoor gebruikten we zowel bestaande API’s als aangepaste scripts om de verschillende systemen met elkaar te laten communiceren. Dit elimineerde onmiddellijk de noodzaak om dezelfde gegevens meerdere keren in te voeren.

2. Automatische verwerking van e-mailbestellingen

We implementeerden een slim systeem dat inkomende e-mails kon analyseren en interpreteren. Het systeem herkent bestellingen, extraheert de relevante gegevens en voert deze automatisch in het orderbeheersysteem in. De medewerker hoeft alleen nog maar te controleren en goed te keuren, in plaats van alles handmatig over te typen.

3. Geautomatiseerde facturatie

Het facturatieproces werd volledig geautomatiseerd, waarbij facturen worden gegenereerd op basis van voltooide orders, automatisch worden verstuurd naar klanten, en betalingen automatisch worden bijgehouden. Het systeem stuurt ook automatisch herinneringen voor openstaande facturen.

4. Dashboard voor real-time rapportage

In plaats van wekelijks handmatig rapporten te moeten opstellen, creëerden we een live dashboard dat continu gegevens verzamelt uit alle systemen en deze visualiseert voor het management. Dit biedt niet alleen tijdsbesparing maar ook betere inzichten doordat de informatie altijd actueel is.

De resultaten: meer dan alleen tijdsbesparing

Na de implementatie van deze oplossingen was de impact vrijwel onmiddellijk merkbaar:

Tijdsbesparing van 20 uur per week aan administratieve taken
Foutreductie van 85% bij gegevensinvoer
30% snellere facturatie en betere cashflow
Verhoogde medewerkerstevredenheid doordat zinloze taken werden geëlimineerd
Betere klantenservice door snellere responstijden

Peter, de zaakvoerder, vertelt: “De automatisering heeft ons bedrijf getransformeerd. Die 20 uur per week kunnen we nu besteden aan klantcontact en het verbeteren van onze dienstverlening. Bovendien maken we veel minder fouten, wat de klanttevredenheid heeft verhoogd. De investering heeft zichzelf in minder dan 6 maanden terugverdiend.”

Belangrijke lessen uit deze case

De ervaring bij Logitrans leert ons enkele waardevolle lessen die relevant zijn voor vrijwel elke KMO:

Begin met een grondige analyse: Identificeer eerst waar de grootste tijdverspilling zit voordat je begint met automatiseren.
Focus op integratie: Vaak is het grootste probleem niet het ontbreken van systemen, maar het gebrek aan communicatie tussen bestaande systemen.
Denk incrementeel: Je hoeft niet alles in één keer te automatiseren. Begin met de processen die de grootste impact zullen hebben.
Betrek je team: Zorg ervoor dat de medewerkers die de processen uitvoeren betrokken zijn bij het automatiseringsproces.
Meet de resultaten: Houd bij hoeveel tijd je daadwerkelijk bespaart om de ROI van je automatiseringsprojecten te kunnen bepalen.

Is automatisering ook iets voor uw KMO?

Wat deze case duidelijk aantoont, is dat zelfs met bescheiden investeringen in automatisering, KMO’s significante tijdsbesparingen kunnen realiseren. De sleutel ligt in het identificeren van repetitieve taken die weinig menselijke creativiteit of besluitvorming vereisen.

Denk aan uw eigen bedrijf: hoeveel tijd besteedt uw team aan:

Handmatige gegevensinvoer in verschillende systemen?
Het kopiëren en plakken van informatie tussen applicaties?
Het handmatig genereren van rapporten en overzichten?
Het beantwoorden van standaardvragen of verzoeken?

Al deze taken zijn potentiële kandidaten voor automatisering. De technologie is tegenwoordig toegankelijker dan ooit, en met de juiste aanpak kan vrijwel elke KMO in Vlaanderen profiteren van slimme automatisering.

Bij Xando helpen we dagelijks KMO’s om hun processen te stroomlijnen en te automatiseren. Net zoals bij Logitrans beginnen we altijd met een grondige analyse van uw specifieke situatie, zodat we precies die oplossingen kunnen implementeren die het grootste rendement opleveren.

Wilt u, net als Logitrans, kostbare uren terugwinnen die nu verloren gaan aan administratieve rompslomp? Automatisering is niet langer een luxe voor grote bedrijven – het is een essentiële strategie voor elke KMO die competitief wil blijven in de huidige markt.