Privacybeleid

XANDO, gevestigd aan Rijsenbergstraat 62, 9000 - Gent, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:

Rijsenbergstraat 62
9000 - Gent
Belgium
+32 9 388 37 70

De Functionaris Gegevensbescherming van XANDO is te bereiken via privacy@xando.pro

Persoonsgegevens die wij verwerken

XANDO verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • IP-adres
  • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Internetbrowser en apparaat type

De persoonsgegevens die XANDO verzamelt en verwerkt, betreffen in de eerste plaats de gegevens die de klant zelf invoert via de verschillende pagina's van onze website(s) en die XANDO verkrijgt door uw gebruik van onze website(s) en/of onze producten en/of diensten.

Dit neemt niet weg dat de klant een aantal verplichtingen heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens die de klant toelaat gebruik te maken van producten en diensten door XANDO. In die hoedanigheid dient de klant steeds waar nodig de wettelijk vereiste toestemmingen van de eindgebruikers te bekomen voor het verwerken van hun persoonsgegevens door XANDO voor zover nodig in het kader van de producten en diensten van XANDO.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@xando.pro, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

XANDO verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren
  • U te informeren over wijzigingen van onze diensten en producten
  • Uw bestellingen en betalingen te kunnen verwerken
  • Uw beleving van de website te optimaliseren
  • U te informeren indien u een melding of bericht krijgt via een gebruikersaccount op één van onze websites of webapplicaties
  • U promoties en content te sturen wanneer dit relevant is

Geautomatiseerde besluitvorming

XANDO neemt wel op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van XANDO) tussen zit. XANDO gebruikt de volgende computerprogramma’s of -systemen: Quaderno (facturatie), WordPress, Google Suite (sturen van e-mails n.a.v een contact -of offerte verzoek). Daarnaast hebben we ook diverse zelfgescheven webapplicaties.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

XANDO bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

  • Gegevens uit klantenadministratie > Zolang de klantrelatie bestaat > Zodat altijd contact kan worden opgenomen met onze klanten. Gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet aan derden verstrekt tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming werd gegeven.
  • Gegevens uit contactformulieren > Zolang de website bestaat > Zodat altijd contact kan worden opgenomen met onze klanten of zodat zij dit kunnen doen met hun eigen (eind)klanten. Gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet aan derden verstrekt tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming werd gegeven.
  • Gegevens uit onze webapplicaties of websites > Zolang de gebruikersaccount bestaat > Zodat altijd contact kan worden opgenomen met onze gebruikers en zodat de functionaliteit voor hen actief blijft. Gegevens worden vertrouwelijk behandeld en niet aan derden verstrekt tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming werd gegeven.
  • Gegevens die onze klanten opslaan over hun (eind)klanten/(eind)gebruikers  > Zolang onze klanten hun website, hosting of software accounts bij ons hebben staan.

XANDO verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Enige uitzondering op vorige paragraaf zijn de persoonsgegevens die onze klanten zelf opslaan over hun (eind)klanten/(eind)gebruikers (op de webhosting of in de software die ze afnemen bij XANDO). Hiermee zullen zij handelen volgens de overeenkomst die ze zelf hebben afgesloten met hun (eind)klanten/(eind)gebruikers en moeten zij een overeenkomst met XANDO afsluiten (cfr. onze algemene voorwaarden). Voor zover de Klant geen gebruik maakt van de optie die XANDO biedt om een verwerkersovereenkomst te sluiten, garandeert de Klant de geleverde diensten of goederen niet te zullen gebruiken voor het verwerken van persoonsgegevens en vrijwaart de Klant XANDO tegen alle schade of claims die gebaseerd zijn op de stelling dat enige verwerking van persoonsgegevens met gebruikmaking van de diensten of goederen onrechtmatig zou zijn.

Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

XANDO gebruikt alleen technische en functionele cookies. En analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website en berichtgeving optimaliseren. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de dienst Leadinfo uit Rotterdam. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en -adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij niet opgenomen.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door XANDO en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar privacy@xando.pro. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Rijksregisternummer. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek. XANDO wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid heeft om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

XANDO neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via privacy@xando.pro

XANDO streeft er te allen tijde naar om persoonsgegevens en privacy te beschermen, zowel in de fysieke kantoren als op de servers die XANDO gebruikt. XANDO draagt zorg voor passende organisatorische en technische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen.

XANDO gaat correct om met vertrouwelijke gegevens. XANDO werkt met gespecialiseerde partners die instaan voor de veiligheid van het netwerk, de infrastructuur en de informatiesystemen. Bovendien gebruikt XANDO allerlei technische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen, zoals: beveiliging met een paswoord, harddisk encryptiesoftware, firewalls, antivirus en intrusie- en anomaliedetectie.

Indien er zich een gegevenslek zou voordoen met ongunstige gevolgen voor persoonsgegevens, dan wordt de klant persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Het aantal medewerkers van XANDO dat toegang heeft tot persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

Het bestaan en de inhoud van de persoonlijke communicatie die via het netwerk van XANDO en haar leveranciers verloopt (bijvoorbeeld: e-mailverkeer, hosting, …) is beschermd door de bepalingen over het telecommunicatiegeheim. Dat houdt in dat XANDO en zijn medewerkers buiten de door de wet opgesomde uitzonderingen geen kennis mogen nemen van het bestaan of de inhoud van dergelijke communicatie.

XANDO websites vermelden soms links naar sites van derden  waarvan de gebruiksvoorwaarden niet onder het toepassingsgebied van dit privacybeleid vallen. Lees aandachtig hun beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens.